Válaszok, amire szükséged van a CRM rendszer hatékony használatához
A vezérlőpult a CRM és szerződésnyilvántartó rendszer központi áttekintő felülete. Célja, hogy gyors és pontos képet adjon az értékesítési folyamatok, nyitott feladatok és szerződéses ügyek állapotáról.
A vezérlőpult mindig az adott felhasználó jogosultságának megfelelő adatokat jeleníti meg. Ez biztosítja, hogy mindenki csak a számára releváns és engedélyezett információkat lássa.
Időszak szerint:
Felhasználó szerint:
A rendszerben lehetőség van arra is, hogy az adatokat kampányok szerint szűrd, amennyiben korábban létrehoztál ilyeneket.
Ezáltal pontosan nyomon követheted, mely ügyfelek, ajánlatok vagy szerződések kapcsolódnak egy-egy konkrét kampányhoz.
A kampányalapú szűrés támogatja az értékesítési és marketing folyamatok elemzését, így könnyebben mérheted a kampányok hatékonyságát és eredményességét.
A szűrés után első sorban négy doboz látható, amelyek az értékesítési tölcsér egyes lépéseit mutatják:
A következő sorban két doboz található, amelyek a még teljesítésre váró feladatokat listázzák.
Igen az összes tevékenységedet meg tudod nézni. Ha jogosultságod van, akkor másét is.
Igen az összes naptárbejegyzéseidet meg tudod nézni. Ha jogosultságod van, akkor másét is.
A vezérlőpult alján található grafikus értékesítési tölcsér szemlélteti az ajánlatok útját a kapcsolatfelvételtől a lezárt ügyletekig. Ez vizuálisan segít megérteni, hogy hol tartanak az értékesítési folyamatok, és melyik szakaszban van a legtöbb ügyfél.
A CRM ügyfélkezelés lényege, hogy minden fontos infót egy helyen láss az ügyfeleidről, így sosem veszik el egy telefonhívás, e-mail vagy ajánlat. Segít abban, hogy könnyebben kövesd a közös történetet, lásd, hol tartotok az együttműködésben, és időben reagálj az igényeikre. Röviden: átláthatóbb, gördülékenyebb és személyesebb kapcsolatot tudsz általa kialakítani.
Új ügyfél rögzítése a következő lépésekkel történik:
Kapcsolattartók hozzáadása egy meglévő céghez:
Egy céghez korlátlan számú kapcsolattartó adható hozzá. Meglévő kapcsolattartó törléséhez használd a 'kuka' ikont.
Excel fájlból történő importálás lépései:
Adatok egyszerű importálása Excel fájlból a rendszerbe
Adatok szinkronizálása Google Sheets API-n keresztül
Adatok importálása külső rendszerekből API segítségével
A rendszer az alábbi adatokat tárolja az ügyfelekről:
Az aktivitások – mint a telefonhívások, e-mailek, személyes találkozók, ajánlatküldések vagy akár az üzlet elbírálása – segítenek abban, hogy mindig tudd, hol tartasz egy ügyféllel. Nem kell fejben tartani mindent, hiszen a CRM-ben visszakereshető minden lépés, így pontos képet kapsz a közös folyamatokról. Ezáltal könnyebb nyomon követni, melyik kapcsolatból lett sikeres üzlet, és mikor kell újra megkeresni az ügyfelet.
Új aktivitás rögzítésének menete:
Ajánlatkészítés lépései:
A rendszer automatikusan státuszt vált, ha az aktivitás azt megköveteli. Pl.: 'Ajánlattétel'-re vált az ajánlatküldés után.
Státuszváltás alapbeállításai:
Ezt a szabályrendszer a Beállítások menüben a Feladattípusok lapon szabályozható.
Intelligens ajánlatgenerálás mesterséges intelligencia segítségével
Ajánlatok elküldése közvetlenül a rendszerből
További dokumentumok csatolása az ajánlathoz
Üzlet lezárásának folyamata:
A CRM-ben az aktivitások státuszai rugalmasan követik az értékesítési folyamatot. Ha az ügyféltől közvetlenül indul az egyeztetés, az aktivitás a Kapcsolatfelvétel státuszba kerül, míg külső rendszerből (pl. Call Center) érkező megkeresés esetén először az Ajánlatkérés státuszba. Innen a folyamat mehet közvetlenül Ajánlattételre, de visszaléphet Kapcsolatfelvételre is, ha először pontosítani kell az igényeket. Ezután a rendszer automatikusan a Döntéshozatal szakaszba vezeti az ügyet, amely végül sikeres vagy sikertelen üzletkötéssel zárul.
A rendszerben elérhető egy Célközönség leválogató modul, amelynek segítségével pontosan meghatározhatod, hogy mely ügyfelek kerüljenek be egy adott kampányba vagy elemzésbe. A modulban különböző szűrési feltételek állnak rendelkezésre, például iparág, cégméret (alkalmazottak száma), telephelyek száma, illetve az ügyfél státusza (aktív, passzív, potenciális vagy volt ügyfél). További szempont lehet az ügyfélszegmens besorolás ('A' – legjobb ügyfelek, B, C, D kategóriák), valamint a szerződés státusza és lejárati ideje. A leválogatásnál figyelembe vehetők az aktivitások, például az utolsó kapcsolatfelvétel időpontja, az adott értékesítőhöz tartozás, vagy akár egy konkrét ügyfél kiválasztása is. Az így kialakított célközönség-lista egy gombnyomással Excel formátumba exportálható, így könnyen feldolgozható és felhasználható további elemzéshez vagy kampányhoz.
Lépj be a CRM modul 'Célközönség leválogatás' menüpontba, és használd a rendelkezésre álló szűrőket a kívánt ügyfélcsoport meghatározásához. A kiválasztott feltételek alapján a rendszer automatikusan generálja a célközönség listáját, amelyet ezután exportálhatsz Excel fájlba további felhasználás céljából.
Igen. A kampány alapadatok megadása biztosítja, hogy minden marketing- és értékesítési kezdeményezés átláthatóan nyomon követhető legyen a CRM-ben. Ezek az információk jelentik a kampány nyilvántartásának és későbbi mérhetőségének alapját, így egyszerűen ellenőrizhető, hogy a kitűzött célok teljesültek-e.
A vezérlőpult kimutatásai között megtalálható az értékesítési funnel-alapú tölcsér, amely szemléletesen mutatja a kampányadatokat, valamint további statisztikák és összesítések is, amelyek segítenek átlátni az aktuális folyamatokat és eredményeket.
Igen, a rendszerben lehetőség van kampányeredmények megtekintésére. A vezérlőpult kimutatásai és az értékesítési funnel-alapú tölcsér segítségével láthatod, hány ügyfél kapcsolódott egy adott kampányhoz, mennyi ajánlat, döntés és lezárt üzlet született belőle. Fontos azonban, hogy csak azok az értékesítések jelennek meg a kampányeredményekben, ahol a kampány hozzárendelése ténylegesen kitöltésre került.
Új szerződés létrehozása:
Kattints a bal oldali menüben a Szerződésnyilvántartás menübe.
Szerződés módosításának módjai:
Minden módosítás naplózott (ki, mikor, mit változtatott), és teljes változási előzmény elérhető.
Minden változtatás naplózva és visszakereshető
Részmódosítások követése alszámokkal
A jóváhagyási folyamat lépései:
Miután a szerződés lezárult és elkészült a teljesítési igazolás, egyszerűen kiállítod a számlát közvetlenül a CRM rendszerből.
Nem kell újra begépelned semmit, mert minden adat - a vevő, a tételek és az összegek - már rendelkezésre áll a szerződésnyilvántartásban.
A rendszer automatikusan összeállítja a számlát a rögzített szerződéses adatok alapján.
Ezután azonnal elérheted a kész számlát PDF-ben, a vevő részére a szamlazz.hu automatikusan kiküldi.
Így a számlázás a jóváhagyást és a teljesítési igazolást követően gyors, pontos és teljesen automatizált folyamat lesz.
Jogosultságok beállítása:
Lépj a 'Beállítások' menüpontba
A Virtuo Robo AI asszisztens használata:
Az AI asszisztens segítséget nyújt, ha elakadsz a rendszer használatában, és gyors válaszokat ad a gyakori kérdésekre.
Kérdések feltétele hétköznapi nyelven
Válaszok az aktuális képernyőhöz igazítva
Problémamegoldás a rendszer használata közben
Igen, a következő adatokat tudod módosítani a megadott módon:
Beállíthatsz többtényezős hitelesítést, pl.: Google Hitelesítő alkalmazás.